Come cambiare amministratore di condominio: guida passo per passo

Non sei soddisfatto di come viene gestito il tuo condominio e ti stai chiedendo se si può cambiare amministratore. La risposta è sì, e non bisogna aspettare la scadenza del mandato. Serve però seguire la procedura giusta, altrimenti la delibera rischia di essere contestata e il cambio si trasforma in un periodo di confusione.

Si può cambiare amministratore in qualsiasi momento?

La legge prevede che l’assemblea possa revocare l’amministratore in ogni tempo. Il mandato dura un anno e si rinnova automaticamente, ma non è un vincolo: i condomini possono decidere di sostituirlo prima della scadenza, oppure non confermarlo alla fine dell’anno. In ogni caso la decisione spetta all’assemblea. Il cambio “senza assemblea” non esiste come via ordinaria: restano le dimissioni dell’amministratore o, nei casi più gravi, il ricorso al tribunale (ne parliamo più sotto). Se l’amministratore non convoca l’assemblea, i condomini possono farlo da soli: ti spieghiamo come.

Quale maggioranza serve per cambiare amministratore?

Per revocare serve la stessa maggioranza prevista per la nomina, salvo diversa disposizione del regolamento di condominio. In pratica: il voto favorevole della maggioranza degli intervenuti all’assemblea e di condomini che rappresentino almeno 500 millesimi. Non basta quindi che i favorevoli siano tanti: devono pesare almeno la metà del valore dell’edificio. Controlla sempre il regolamento, perché può prevedere modalità diverse.

Come si procede, passo per passo

1. Chiedi la convocazione dell’assemblea (o convocala tu, se l’amministratore non risponde: vedi la sezione successiva). L’ordine del giorno deve indicare chiaramente la revoca o la mancata riconferma dell’amministratore e la nomina del successore. Una convocazione imprecisa è la prima causa di delibere impugnabili.
2. Raccogli le proposte. Chiedi a più professionisti un preventivo scritto e confrontali sugli stessi punti: servizi inclusi, compenso, assicurazione, modalità di comunicazione con i condomini. Il compenso deve essere indicato in modo analitico al momento dell’accettazione dell’incarico; senza, la nomina è nulla. L’assemblea può anche richiedere una polizza di responsabilità civile.
3. Vota in assemblea. La stessa assemblea che delibera la revoca decide anche sulla nomina del nuovo amministratore, così il condominio non resta mai scoperto.
4. Verbalizza con cura. Il verbale con la nomina è il documento che legittima il nuovo amministratore ad agire.

E se l’amministratore non convoca l’assemblea? Come farlo da soli

Può succedere che l’amministratore ignori la richiesta di cambiare, magari proprio perché riguarda lui. La legge però non lascia i condomini senza strumenti: possono convocare l’assemblea direttamente, seguendo una procedura precisa.

Chi può farlo. Servono almeno due condomini che rappresentino insieme un sesto del valore dell’edificio, cioè circa 166,67 millesimi. Non basta essere in due, e non basta nemmeno essere tanti ma con poche quote: contano entrambe le condizioni. Questa regola non può essere modificata dal regolamento di condominio.

Come procedere

1. Verifica i numeri. Controlla nella tabella millesimale che i condomini firmatari raggiungano la soglia di un sesto.
2. Invia la richiesta all’amministratore. Scrivi che chiedi la convocazione di un’assemblea straordinaria con all’ordine del giorno “revoca dell’amministratore e nomina del nuovo amministratore”, citando l’art. 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile. Meglio farla firmare da tutti i richiedenti e inviarla in modo da avere prova della data di invio, per esempio con PEC o raccomandata. La legge non richiede una forma solenne, ma la prova ti serve per dimostrare che i dieci giorni sono decorsi.
3. Aspetta dieci giorni. Se l’amministratore non invia l’avviso di convocazione, i condomini richiedenti possono provvedere direttamente.
4. Prepara l’avviso. Deve indicare luogo, data e ora dell’assemblea (in prima e in seconda convocazione) e un ordine del giorno chiaro. Va inviato a tutti gli aventi diritto, quindi anche a chi non ha firmato la richiesta, almeno cinque giorni prima della data fissata, con una modalità che permetta di provare la ricezione. Chi non viene convocato può impugnare la delibera: è l’errore più frequente e più costoso.
5. Tieni l’assemblea e verbalizza. I presenti nominano presidente e segretario, si vota la revoca e la nomina con le maggioranze viste sopra, e il verbale va firmato. Il nuovo amministratore lo userà per subentrare e per trascriverlo nel registro.

Gli errori che rendono la delibera annullabile

• avviso inviato in ritardo o solo a una parte dei condomini;
• ordine del giorno vago, senza revoca e nomina indicate;
• richiesta firmata da condomini che non raggiungono un sesto del valore dell’edificio;
• mancato rispetto dei dieci giorni prima di convocare.

Perché conviene farsi affiancare da un esperto. Convocare l’assemblea da soli è possibile, ma ogni passaggio ha una scadenza e una forma da rispettare, e un errore può portare a impugnare la delibera, con il rischio di ripartire da zero. Farsi affiancare da un amministratore esperto aiuta a preparare la richiesta, calcolare i millesimi, redigere un avviso corretto, gestire l’assemblea e il verbale, e poi il passaggio di consegne con il vecchio amministratore. Possiamo seguirti in tutta la procedura, fino al subentro.

E se l’assemblea non vuole cambiare?

Quando ci sono gravi irregolarità (per esempio il rendiconto non presentato o l’assemblea non convocata dopo ripetute richieste), ogni condomino può rivolgersi al tribunale per ottenere la revoca giudiziale. In questo caso l’amministratore revocato non può essere nominato di nuovo dall’assemblea. È la strada più lunga e costosa: conviene percorrerla dopo aver provato a far votare l’assemblea.

Dopo la nomina: il passaggio di consegne

Il nuovo amministratore, con il verbale di nomina, si occupa di:

• comunicare all’Agenzia delle Entrate la variazione del rappresentante del condominio (modello AA5/6): il codice fiscale del condominio non cambia;
• aggiornare il conto corrente condominiale e i poteri di firma;
• farsi consegnare dal vecchio amministratore registri, contabilità, verbali e documenti, con un elenco firmato;
• avvisare fornitori e gestori delle utenze del cambio.

Un buon passaggio di consegne prevede anche la verifica della cassa, cioè saldo del conto e movimenti dall’ultimo rendiconto approvato, ed eventuali pendenze o cause in corso.

Quanto tempo ci vuole?

Se l’amministratore collabora, dalla richiesta di convocazione all’assemblea servono in genere poche settimane: l’avviso va inviato almeno cinque giorni prima della riunione e, se i condomini devono convocare da soli, bisogna prima attendere dieci giorni dalla richiesta. Il passaggio di consegne dipende soprattutto dalla collaborazione dell’amministratore uscente. Se rallenta, il verbale di nomina resta lo strumento per far valere i propri diritti.

Errori da evitare

• convocare l’assemblea senza indicare la revoca all’ordine del giorno;
• revocare senza avere già un candidato pronto;
• scegliere in base al solo prezzo, senza confrontare i servizi;
• dimenticare le comunicazioni a banca, Agenzia delle Entrate e fornitori.

Domande frequenti

Si può cambiare amministratore senza assemblea? Di norma no: la revoca e la nomina spettano all’assemblea. Se l’amministratore si dimette, resta comunque necessaria una delibera per nominare il successore. Se l’assemblea non viene convocata, i condomini possono convocarla da soli (almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio, dopo dieci giorni dalla richiesta) o, nei casi gravi, rivolgersi al tribunale.

Cosa significa “amministratore revocato”? Significa che il suo mandato è terminato prima della scadenza, per delibera dell’assemblea o per decisione del tribunale. Se la revoca è giudiziale, l’amministratore non può essere nominato di nuovo dall’assemblea.

Si può cambiare amministratore alla scadenza del mandato? Sì. Se nessuno chiede di cambiare, il mandato si rinnova per un altro anno. Per non rinnovarlo, l’assemblea deve nominare un altro amministratore; conviene chiedere la convocazione con anticipo, per arrivare alla scadenza con un successore già scelto.

Bisogna aspettare l’approvazione del bilancio per cambiare amministratore? No: la revoca può essere deliberata in ogni tempo. L’amministratore uscente deve però rendere conto della gestione, e il nuovo amministratore verificherà la cassa e i movimenti dall’ultimo rendiconto approvato. Per i dettagli sul caso concreto, chiedi un parere a un professionista.

Cosa succede ai debiti pregressi e alle cause in corso? I debiti e le cause riguardano il condominio, non la persona dell’amministratore: il nuovo amministratore subentra nella rappresentanza e deve conoscerli fin dal passaggio di consegne. Per questo è importante farsi consegnare l’elenco di pendenze, fornitori e procedimenti in corso. Le situazioni contenziose vanno valutate caso per caso con un legale.

Come si cambia il conto corrente del condominio? Il nuovo amministratore si presenta in banca con il verbale di nomina (e, di solito, con la ricevuta della variazione presentata all’Agenzia delle Entrate) per modificare i poteri di firma e le credenziali di accesso. Le procedure possono variare da banca a banca.

Quanto costa un nuovo amministratore? Il compenso è libero e va indicato in modo analitico al momento dell’accettazione dell’incarico. Confronta più preventivi sugli stessi servizi, per capire davvero cosa è incluso.

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Le informazioni di questo articolo hanno carattere generale e non sostituiscono la consulenza di un professionista sul caso concreto.